ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ — ΚΙΝΗΜΑΤΟΓΡΑΦΟΣ & ΜΕΣΑ
Πώς μια Κινηματογραφική Εταιρεία Αυτοματοποίησε την Παρακολούθηση Εξόδων
Από διάσπαρτες αποδείξεις και χειροκίνητα spreadsheets σε αυτοματοποιημένη παρακολούθηση εξόδων και άμεσες αναφορές budget. 70% ταχύτερες αναφορές, μηδέν χειροκίνητα λάθη.
ΠΕΛΑΤΗΣ
Εταιρεία Κινηματογραφικής Παραγωγής
ΚΛΑΔΟΣ
Κινηματογράφος & Media
ΤΟΠΟΘΕΣΙΑ
Αθήνα, Ελλάδα
ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
Αυτοματισμός Διαδικασιών
Η ΠΡΟΚΛΗΣΗ
Η Παρακολούθηση Εξόδων σε Πολλαπλές Παραγωγές Ήταν Εφιάλτης.
Ο πελάτης μας, μια εταιρεία κινηματογραφικής παραγωγής στην Αθήνα, διαχειρίζεται πολλαπλά projects ταυτόχρονα — καθένα με το δικό του cast, συνεργείο, τοποθεσίες και ροές εξόδων. Η παρακολούθηση budget ήταν εντελώς χειροκίνητη.
- Μία ολόκληρη μέρα για μία αναφορά budget από 5+ πηγές
- Αποδείξεις διάσπαρτες σε email, WhatsApp και χαρτί
- Υπερβάσεις budget που ανακαλύπτονταν πολύ αργά
- Χειροκίνητη καταχώρηση Excel για κάθε έξοδο σε κάθε project
- Διπλές καταχωρήσεις, χαμένες αποδείξεις και λάθη στις φόρμουλες
Η ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΤΗΣ PROXIMA
Η Στρατηγική της Proxima.
Σχεδιάσαμε ένα end-to-end σύστημα αυτοματισμού εξόδων ειδικά για εταιρείες παραγωγής πολλαπλών projects. Χωρίς γενικά λογιστικά εργαλεία — ροές εργασίας χτισμένες γύρω από τον τρόπο που λειτουργεί η κινηματογραφική παραγωγή.
- Πολυκαναλική καταγραφή εξόδων μέσω φωτογραφίας, email και απευθείας upload
- Αυτοματοποιημένη εξαγωγή δεδομένων OCR από αποδείξεις
- Παρακολούθηση budget σε πραγματικό χρόνο με ειδοποιήσεις υπέρβασης
- Δημιουργία αναφοράς budget ανά project με ένα κλικ
- Κεντρικό dashboard με όλες τις ενεργές παραγωγές
- Ροές έγκρισης για έξοδα πάνω από κατώφλι
Η ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ
Πώς το Χτίσαμε
ΒΗΜΑ 01
Πολυκαναλική Καταγραφή
Αποδείξεις μέσω φωτογραφίας, email forwarding ή απευθείας upload — αυτόματη κατηγοριοποίηση ανά project.
ΒΗΜΑ 02
Αυτοματοποιημένη Εξαγωγή Δεδομένων
Ροές OCR εξάγουν ποσά, ημερομηνίες, προμηθευτές και κατηγορίες χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.
ΒΗΜΑ 03
Dashboard Πραγματικού Χρόνου
Κάθε έξοδο ενημερώνει άμεσα το dashboard budget, με ειδοποιήσεις όταν τα έξοδα πλησιάζουν τα όρια.
ΠΩΣ ΤΟ ΚΑΝΑΜΕ
Η Προσέγγισή Μας
ΒΗΜΑ 01
Ανακάλυψη
Χαρτογραφήσαμε κάθε βήμα της παρακολούθησης εξόδων: πώς συλλέγονταν αποδείξεις, ποιος εισήγαγε δεδομένα, πού γίνονταν λάθη και πόσο χρόνο χρειαζόταν μια αναφορά.
ΒΗΜΑ 02
Σχεδιασμός
Σχεδιάσαμε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για καταγραφή αποδείξεων, εξαγωγή δεδομένων, υπολογισμό budget και δημιουργία αναφορών — όλα συνδεδεμένα με ένα κεντρικό dashboard.
ΒΗΜΑ 03
Κατασκευή & Δοκιμές
Χτίσαμε το σύστημα με πλατφόρμες αυτοματισμού, δοκιμάσαμε με πραγματικά δεδομένα από 3 ενεργά projects και βελτιώσαμε μέχρι η ακρίβεια να ξεπεράσει το 98%.
ΒΗΜΑ 04
Λανσάρισμα & Παρακολούθηση
Κάναμε go-live, παρακολουθήσαμε για δύο εβδομάδες, βελτιστοποιήσαμε την ακρίβεια OCR και τους κανόνες κατηγοριοποίησης, και εκπαιδεύσαμε την ομάδα παραγωγής στο dashboard.
ΤΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ
Ταχύτερες Αναφορές, Λιγότερα Λάθη, Καλύτερες Αποφάσεις
“Τρέμαμε τις ανασκοπήσεις budget τέλους μήνα. Τώρα βγάζω ακριβή αναφορά για οποιαδήποτε παραγωγή σε λιγότερο από ένα λεπτό. Το dashboard άλλαξε εντελώς τον τρόπο που διαχειριζόμαστε τα budgets.”
Υπεύθυνος Παραγωγής, Κινηματογραφική Εταιρεία, Αθήνα
Πνίγεστε στη Χειροκίνητη Παρακολούθηση Εξόδων;
Είτε είστε στον κινηματογράφο, τις κατασκευές, ή οποιονδήποτε κλάδο με projects — μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε την παρακολούθηση εξόδων και τις αναφορές budget.